Mere effektiv drift via digitalisering

driftTelefonopringninger fra lejere vil i løbet af 2019 blive erstattet af et par enkelte klik via appen EasyFix Bolig hos Newsec Datea.

Her kan lejerne for eksempel tage et billede af en vandhane, der drypper, eller en dør, der binder, og sende det direkte til driftslederen på ejendommen. Men de kan også gøre opmærksom på noget, der ikke fungerer i hverdagen, som eksempelvis utilstrækkelig rengøring eller en skraldespand, der ikke er blevet tømt. Igennem appen kan lejerne herefter følge med i, hvornår og hvordan deres opgave bliver løst.

Digitalisering af driften er et eksempel på, at ejendomsadministratorer i stigende grad begynder at benytte sig af såkaldt property technology, hvor det at drive ejendomme kan gøres nemmere via teknologiske løsninger.

Et godt analyseværktøj

Flemming Wulff Hansen er driftschef hos Newsec Datea. Ifølge ham er en af de største fordele ved appen, at det nu er muligt at dokumentere de mange opgaver, der kan opstå på en ejendom.

”Når vi modtager en henvendelse fra en lejer, kan vi løse opgaven enten ved at svare tilbage, besøge den pågældende ejendom eller videresende til en leverandør, som kvitterer, når opgaven er udført. Herefter kan vi lukke henvendelsen. Hele dette flow dokumenteres nu via appen”, forklarer Flemmin Wulff Hansen.

Newsec Dateas driftsledere har også mulighed for selv at oprette opgaver i appen, som skal løses her og nu eller på sigt.

I takt med at de forskellige opgaver bliver registreret via appen, får Newsec Datea efterhånden et godt analyseværktøj, som blandt andet kan belyse, om de enkelte ejendomme kræver noget ekstra vedligehold, eller om man bør igangsætte nogle overordnede forbedringer. Men EasyFix Bolig kan også give indblik i, hvordan ejendomsadministratorens egne driftsfolk performer, eller om en leverandør gentagne gange ikke lever op til sine forpligtelser.

”Hvis vi får de samme klager over, at græsset ikke er slået, eller skraldespanden ikke er tømt, så kan vi nu dokumentere over for vores leverandører, at de ikke overholder vores aftale. På den måde har vi fået et godt dialogværktøj, hvor vi står stærkt”, siger Flemming Wulff Hansen.

Kvalitetsmæssig forbedring

Ejendomsadministratoren kan også vælge at slå noget op på en elektronisk opslagstavle, som er tilknyttet den enkelte ejendom.

”Hvis en ejendoms varmeforsyning eksempelvis står af, ville vi før i tiden kunne risikere at modtage 10-20 opkald om den samme problematik. Nu kan vi via opslagstavlen informere beboerne om, at vi arbejder på sagen”, siger Flemming Wulff Hansen.

Også ejendommens beboere kan benytte sig af opslagstavlen og eksempelvis gøre de andre beboere opmærksomme på, at der vil blive afholdt en fest i weekenden.

Endnu er appen kun tilgængelig for et udvalg af lejerne, men efter planen får alle boliglejere tilbud om appen i løbet af 2019.

”For os er målet ikke en økonomisk besparelse, men en kvalitetsmæssig forbedring for lejerne. De behøver ikke længere at ringe til et callcenter eller en driftsleder, der måske er optaget. De, der foretrækker at ringe, kan dog stadig gøre det”, siger Flemming Wulff Hansen.

Et stort skridt

Flemming Wulff Hansen pointerer, at det ikke er så væsentligt, hvilket system man som ejendomsadministrator vælger at bruge til at digitalisere sin drift.

”Ejendomsbranchen er generelt ikke særlig digitaliseret, hvis man sammenligner med andre brancher, så bare det at få sat strøm til sin drift er et stort skridt”, siger han.

Flemming Wulff Hansen understreger også, at der ikke nødvendigvis er noget teknologisk nyskabende ved at introducere en app. Det nyskabende er, at det efterhånden er muligt at få lejere i alle aldre til at bruge teknologien, da langt størstedelen af Danmarks befolkning nu har en smartphone.

Mange store industrivirksomheder og organisationerbruger i øjeblikket en del penge på digitaliseret facility management. Ifølge Flemming Wulff Hansen er det dog vigtigt at stoppe op og sætte spørgsmålstegn ved den businesscase, der ligger til grund for digitaliseringen.

”Meget af den teknologi, vi ser for øjeblikket, er noget, man introducerer, fordi man kan, og ikke fordi det nødvendigvis er brugbart. Teknologien skal kunne spille sammen med eksempelvis leverandører, kunder, brugere og medarbejdere for at blive en succes”.