Hvordan ville det være muligt at afholde forårets generalforsamlinger med et stigende antal coronarestriktioner? Det blev drøftet på et fællesmøde hos Boligexperten 9. marts 2020. Det var sidste gang i lang tid, at de ansatte var samlet. Samme uge lukkede landet ned.
”Det var en øjenåbner for, hvor grelt det stod til, og har selvfølgelig påvirket vores hverdag. Vores ansatte arbejder meget mere hjemmefra, og vi er gået over til at holde de fleste møder online. Den del af vores virksomhed, der er blevet påvirket mest i perioden, er de årlige generalforsamlinger i vores foreninger. Dette forår har vi kunnet holde de første digitale udgaver,” fortæller Johnny C. Rieck, vicedirektør hos Boligexperten.
Digital og mental omstilling
Det har taget noget tid for Boligexperten at kunne tilbyde et digitalt setup – det har nemlig krævet nye digitale løsninger, men også en mental omstilling hos beboerne.
Ifølge EjendomDanmarks anbefaling bør der være enstemmighed blandt beboerne eller hjemmel i vedtægterne, hvis man som andelsbolig- eller ejerforening vil afholde digitale generalforsamlinger – og det har Boligexperten valgt at læne sig op ad.
”P.t. har vi op til 20 foreninger, der har fået tilføjet den hjemmel i vedtægterne. Langt de fleste synes dog, det er en nødløsning,” siger Johnny C. Rieck, som dog også peger på en fordel ved de digitale generalforsamlinger.
”Der dukker ofte flere beboere op, end der plejer – nok fordi man ikke er afhængig af at skulle være på en bestemt adresse på et bestemt tidspunkt og kan tilgå mødet fra hvor som helst.”
For blandt andet at kunne afholde digitale generalforsamlinger har Boligexperten det seneste år investeret i et nyt digitalt system til afholdelse af onlinemøder og videokonferencer samt i systemet Assembly Voting, der bruges til at afholde afstemninger.
”Med systemet kan vi uploade beboerne som vælgere. De kan så stemme løbende, mens vi bevæger os gennem dagsordenen. Resultatet af afstemningerne fremgår med det samme,” siger Johnny C. Rieck.
Kom på kursus
Fysisk møde at foretrække
Langt de fleste generalforsamlinger er i 2020 blevet afholdt via instruktionsfuldmagt, og sådan er det også gået i foråret 2021. De enkelte beboere giver her bestyrelsesformanden instruktion om, hvordan der skal stemmes under de enkelte punkter på dagsordenen. Herefter sætter administratoren og udvalgte bestyrelsesmedlemmer sig sammen og går punkterne igennem.
”Alle beboerne kan stemme ja eller nej, men de går glip af debatten. Nogle foreninger har valgt at holde digitale formøder, hvor de kan se hinanden i øjnene og stille spørgsmål til de emner, der er på dagsordenen. Vi får det bedste ud af det, men det fysiske møde er at foretrække,” siger Johnny C. Rieck.
Savner sparring
Som mange andre virksomheder venter Boligexperten på mere normale tilstande på arbejdspladsen.
Det har de seneste år været muligt at arbejde hjemmefra op til tre dage om ugen, men i forbindelse med corona har medarbejderne kunnet vælge at arbejde hjemmefra uden begrænsning. Derudover har hele logistikken på arbejdspladsen skullet gentænkes.
”Et eksempel er kantinen, som tidligere kunne huse 25 ad gangen, men som det seneste år kun har haft plads til otte, og hvor afspritning, handsker og mundbind er et krav for at kunne spise sin frokost,” fortæller Johnny C. Rieck.
I øjeblikket møder medarbejderne ind på skift, og særligt den daglige sparring er et savn på hjemmekontoret, fortæller Johnny C. Rieck. Han mener dog også, der har været grund til at glæde sig det seneste år.
”Vores team har imponerende hurtigt kunnet omstille sig til denne nye coronavirkelighed, uden at det er gået ud over vores performance. Samtidig har vi som branche været klar til at tage imod udfordringen digitaliseringsmæssigt. Var det her sket for 10-15 år siden, havde vi været på spanden. I dag ligger alt på servere, så vi har ikke manglet noget på hjemmekontoret.”