/ Nyheder / Fredag bliver til fridag

Fredag bliver til fridag

Til gavn for både medarbejdere, virksomheden og kunderne. Vest Administrationen A/S arbejder på at indføre firedages arbejdsuge i 2022. Digitalisering, automatisering og nye arbejdsrutiner er blandt midlerne for at nå frem til målet, men der er også en stor opgave i at ændre kulturen i organisationen.

Af

Foto: Jeppe Carlsen

Øget bundlinje eller mindre arbejde? Kent Friis Petersen, direktør og stifter af Vest Administrationen, er ikke i tvivl. Den tidsbesparelse, de opnår ved at effektivisere arbejdsprocesserne, skal bane vejen for, at fredag bliver til fridag, samtidig med at medarbejderstaben og lønnen bevares. Tiltaget vil bidrage til mere motiverede og engagerede medarbejdere, som vil smitte positivt af på både virksomhed og kunder, mener han.

”Forskning viser, at vi ikke arbejder særlig effektivt, når vi arbejder 37 timer om ugen, og at mange bliver mere effektive af at arbejde mindre. Samtidig kan arbejdstiden i ejendoms­branchen være enormt belast­ende for mange familier. Jeg vil gerne kunne tilbyde et velafbalanceret arbejdsliv.”

Inspirationen har Kent Friis Petersen blandt andet hentet fra bogen ”Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige”. I bogen beskrives virksomheden IIH Nordic, hvor medarbejderne er gået over til kun at arbejde fire dage om ugen, og resultaterne er banebrydende: Stort set alt stress er elimineret, omsætningen er fordoblet, og sygefraværet er ikkeeksisterende.

Tidsbesparende projekter

For at nå frem til målet har administrationsvirksomheden nedsat en styregruppe bestående af ledelsen og fire medarbejdere. De mødes hver 14. dag for at liste mulige projekter op, som kan spare virksomheden tid. Også de øvrige medarbejdere skyder ideer i puljen ved en månedligt tilbagevendende ”Innovation Friday”. Ideer, tiltag og udviklingsprojekter bliver siden listet op på digitale informationstavler i Vest Administrationens køkken, så medarbejderne løbende kan følge deres fremskridt og rejse mod mere effektivitet.

”Et af de tiltag, vi blandt andet arbejder på, er at få oprette standardmails i Outlook. Et andet tiltag er et assistentark, hvor vores assistenter løfter småopgaver af administra­torernes skuldre – det kan for eksempel være at sende materiale ud til generalforsamlinger eller indtaste budgetter i vores system,” siger Kent Friis Petersen.

Viden og undervisning online

Noget, der også skal skabe mere luft i kalenderen hos medarbejderne, er at gøre viden mere lettilgængelig for kunderne. I 2021 har virksomheden blandt andet lanceret en ny hjemmesiden, hvor det vil være nemmere at finde svar på sine spørgsmål.

”Vi har arbejdet på at gøre hjemmesiden mere brugbar og værd at besøge løbende. Blandt andet er der oprettet en hel vidensbank, hvor vi har samlet 70-80 tips og mere dybtgående artikler. Lige fra tyverisikring af lejlighed, bestyrelsens ansvarsområde og deltagelse på generalforsamling,” siger Kent Friis Petersen.

Virksomheden er i år også gået i luften med et gratis be­sty­relsesakademi, hvor bestyrelsesmedlemmer i både andels- og ejerboligforeninger kan blive klogere på relevante temaer via en række undervisningsmoduler, der kan følges både fysisk og online. Det kan blandt andet handle om bestyrelsesansvar eller byggestyring af foreningers byggesager, der begge er komplekse og vigtige temaer at være vidende om.

”Bestyrelsesakademiet er en måde at få uddannet forening­erne til at tage mere kvalificerede beslutninger og være bedre klædt på, når de snakker med deres administrator,” siger Kent Friis Petersen.

Et redskab

Vest Administrationen har også fokus på medarbejdernes arbejdsrutiner, og hvordan det er muligt at øge effektiviteten i løbet af arbejdsdagen. Et af de tiltag, de afprøver i øjeblikket, er den såkaldte pomodoro-­teknik. En timer sættes på 25 minutter, og i denne periode arbejder medarbejderen koncentreret med en opgave og må ikke forstyrres af kollegaer og mails. Når tiden er gået, er der fem minutters pause. Arbejder man med teknikken i længere perioder, er der en pause på 20 minutter efter hvert fjerde pomodorointerval.

På tapetet

En chatfunktion på hjemmesiden. Et nyt telefonsystem, hvor opkald blandt personalet bliver fordelt mere hensigtsmæssigt. Flere digitale generalforsamlinger. Informationsmails til kunderne med videnstunge emner. Tidtagning ved interne møder. En timer bliver sat på alt lige fra 15 til 45 minutter, og når tiden løber ud, går mødedeltagerne. Dette for at sikre, at dagsordenen bliver overholdt. Møder lægges så vidt muligt efter klokken 14. Dette ud fra devisen om, at medarbejdere generelt er mere effektive om morgenen.

Kom på kursus

5 oplysende fra Michael Pedersen, underviser og forsker på CBS

Hvor udbredt er en firedages arbejdsuge?

Det er endnu ikke et udbredt fænomen, men flere og flere eksperimenterer med det på verdensplan i forskellige varianter. Nogle har en 30-timers arbejdsuge med 37 timers løn. Andre har en 30-timers uge med 30 timers løn. Langt de fleste virksomheder vælger dog at bevare lønniveauet. Generelt har perioden med lockdown fået stadig flere virksomheder til at overveje at gå den vej. For eksempel som en måde at fastholde og tiltrække talent på.

Hvordan kommer virksomheder i gang?

Det væsentligste er, at ledelsen er med på idéen, og at forandringer og forbedringer tages i små skridt. Der skal være en kulturbærer i toppen, der holder fast i de nye arbejdsprincipper, og så skal man forberede sig på, at det tager tid at vænne sig af med gamle vaner og tillære sig nye. Får virksomhederne ikke set på organisationens rutiner og arbejdsvaner, er risikoen, at medarbejderne får mere travlt.

Hvordan udvikler de virksomheder, der går til firedagesuger, sig økonomisk?

I min erfaring går det ikke dårligt økonomisk, hvis virksomheden får styr på, hvordan den vil finansiere sin firedages arbejdsuge. Er det for eksempel gennem lønnedgang eller øget effektivitet i hverdagen?

Hvad er fordelene?

At have fri én dag om ugen giver nogle åbenlyse trivselsfordele. Virksomhederne vælger som regel at gøre fredag til fridag. Det udløser en forlænget weekend, som mange sætter pris på. Samtidig får virksomhederne taget deres arbejdsgange op til revision. Og så er stressniveauet generelt faldet hos dem, der har indført firedages arbejdsuge.

Hvad er ulemperne?

Enkelte medarbejdere har måske ikke lyst til at løse deres arbejdsopgaver på en ny måde. Ledelsen bør tage hensyn til individuelle arbejdsforhold, for eksempel hænger nogle arbejdsmetoder måske ikke sammen med udvalgte medarbejderes job. Der vil også være kunder, der ikke bryder sig om, at de ikke kan kontakte virksomheden alle ugens dage. Mange har dog indført en bagvagt, så udfordringen ikke er så stor.