At ejendomsbranchen vil komme til at mangle ejendomsadministratorer i nær fremtid, er ikke længere en nyhed. Det nye er, at løsningen kan være lige rundt om hjørnet. Der er mange, som overvejer at bruge robotter, men en del administrationshuse har været i gang i længere tid, bl.a. Newsec.
Selskabet har investeret i den såkaldte RPA-teknologi (Robotic Process Automation, red.), og på bare halvandet år har de over 100 robotter i drift og seks dedikerede medarbejdere til at udvikle og sørge for driften af dem. De såkaldte virtuelle assistenter har overtaget en stor del af virksomhedens manuelle opgaver og hjælper blandt andet med at indhente og indtaste data. Omkostningsbesparelsen har det første år været ti millioner kroner – en besparelse, Newsec blandt andet har brugt til at fokusere på bedre service over for kunderne, men også til at udvide sine forretningsområder.
Store besparelser på kort tid
Det er ikke kun større selskaber, der sætter tid og ressourcer af til at optimere deres arbejdsgange i ejendomsbranchen. Også små og mellemstore virksomheder begynder at vise interesse, melder Uffe Willemoes-Wissing. Han er direktør og medstifter af virksomheden Witrics A/S, der blandt andet uddanner virksomheder i at udvikle simple robotter.
”Stadig flere får øjnene op for de gevinster, det giver at lade robotter stå for de manuelle og repetitive opgaver i virksomheden. Automatiserede processer frigiver tid til flere værdigivende opgaver og medfører store besparelser inden for relativt kort tid – nogle gange fra dag til dag,” siger Uffe Willemoes-Wissing.
Engagerede medarbejdere
Virksomheder kan med en kort tids oplæring selv bygge og vedligeholde deres egne simple robotter. Det kræver ikke nye CRM-, DMS- eller ERP-systemer. Den software, der driver robotteknologien, taler nemlig sammen med virksomhedens øvrige systemer, oplyser Uffe Willemoes-Wissing.
Vigtigst af alt kræver brugen af RPA-teknologi engagerede medarbejdere, der har mod og lyst til at sætte sig ind i, hvordan det fungerer, og vil stå for at udvikle og have ansvar for robotterne fremadrettet. Når først medarbejderne er oplært i at udvikle robotter, kan de skræddersy teknologien til deres egne opgaver og behov.
”Den vigtigste rolle for automatisering er at simulere menneskelige handlinger – det vil sige, at som udgangspunkt kan robotter alt det, du kan som menneske med din mus og dit tastatur – undtagen træffe beslutninger. Mulighederne er derfor mange,” siger han.
Hvad kan automatiseres?
Robotten kan for eksempel sættes op til at arbejde sammen med administrationssystemet Unik Bolig 4, hvor den blandt meget andet kan klare ind- og fraflytninger, generere de nødvendige dokumenter til den årlige generalforsamling for en ejerforening – eller stå for den overordnede bogføring af faktura. Robotten kan også hjælpe med at overholder GDPR-regler ved at finde personfølsomme oplysninger i mailbokse og filsystemer, som ellers havde været en stor manuel opgave at løse.
Eller måske er der behov for en simpel robot, der bare kan taste navne fra et Excelark ind i et CRM-system?
Som virksomhed handler det først og fremmest om at gøre sig klart, hvilke processer og arbejdsgange der er oplagte at automatisere, råder Uffe Willemoes-Wissing.
”Et godt sted at begynde er manuelle og repetitive processer, som er regelbaserede, og hvor den samme type oplysning tastes ind hver gang – et standardiseret input. Det kunne for eksempel være navn og adresse på lejere, der flytter ind og ud af en ejendom.”
En udfordring, som mange virksomheder står over for, er kvaliteten af deres data. Derfor er man ofte nødt til at forbedre processerne og kvalitetssikre data, inden man automatiserer processen.
”En sidegevinst af at automatisere er, at man får ryddet op i sine data og processer,” siger Uffe Willemoes-Wissing.
Er man en mindre virksomhed, kan det også give mening at vælge RPA som en service, hvor et eksternt bureau står for at skræddersy RPA-teknologien og servicere den. Eller man kan vælge en både-og-løsning, hvor medarbejderne står for de mere simple robotter, mens større robotter kører via en service.
Kom på kursus
Byg ikke et rumskib
Det vigtigste for at få succes med RPA-teknologi er, at virksomhederne begynder i det små, siger Uffe Willemoes-Wissing.
”Lad nu være med at bygge et rumskib – start med at bygge en enkelt robot, der kan være værdiskabende – helst i dag, så I oplever en succes. Virksomheder, der først har set værdien i RPA-teknologi, får hurtigt mod på at udvikle flere.”
Når robotterne er kørt i stilling, er det vigtigt, at de tilknyttede medarbejdere stadig har snor i dem. At kaste sig ud i at anvende RPA skal ikke ses som et forbigående projekt, men som en ny måde at arbejde på.
”Et RPA-projekt går i stå, hvis de, der har været primus motor på projektet, slipper det, når robotten er bygget og kører. Der kan for eksempel stadig være brug for at sikre, at data er korrekte, og robotten klarer data gnidningsfrit i baggrunden. Forretningen ejer stadig processen, selvom den er blevet automatiseret,” siger Uffe Willemoes-Wissing.
Der kan også være tilfælde, hvor der skal træffes en beslutning, som kræver menneskelig logik. Derfor er det ikke alt, som kan overlades til robotter.
”Er beløbsgrænsen nået på en fakturaer, så skal direktøren godkende, mens mindre faktura bliver kørt igennem systemet. Og sådan er det med mange typer opgaver. Kan robotten fikse 80 procent, skal man være glad – så er der kun 20 procent tilbage af det manuelle arbejde,” siger Uffe Willemoes-Wissing.
Eksplosiv stigning
Når opgaverne løses af en robot, går det stærkt. Robotten er både hurtigere på tastaturet og arbejder i døgndrift. Derfor skal den enkelte virksomhed også vurdere, hvordan den vil udnytte kompetencerne, når en stor del af arbejdsbyrden løftes af skuldrene på den administrative medarbejder.
”Typisk vil man kunne spare op til flere medarbejdere ved at gå over til RPA-teknologi. Men det behøver ikke at betyde en fyreseddel – måske kan deres kompetencer bruges mere optimalt på andre områder, og det kan i sidste ende betyde, at virksomheden udvikler sig endnu hurtigere.”
Uffe Willemoes-Wissing forudser en eksplosiv stigning i brugen af robotter hos virksomheder, der har mange administrative manuelle opgaver. Det er han ikke ene om. Konsulentfirmaet McKinsey vurderer, at 40 procent af alt administrativt arbejde i Norden vil blive automatiseret frem mod 2030.