Behov og løsninger

Energi- og ressourcer er et af de områder, hvor væksten i nye digitale løsninger til ejendomsbranchen er allerstørst. Ca. 30% af alle danske proptech-startups beskæftiger sig således med bæredygtighed, hvor netop energieffektivitet er det, som flest adresserer. Samtidigt arbejder mange af de etablerede spillere som f.eks. Techem, EG, Grundfos og Danfoss også med at udvikle nye digitale og intelligente løsninger til at øge energi- og ressourceeffektiviteten i vores bygninger.

Mens nogle løsninger primært hjælper med at skabe overblik over energiforbruget i en bygning eller bygningsportefølje, er der andre løsninger, der via kunstig intelligens, algoritmer eller benchmarks hjælper med at identificere energispild og lækager. Sidst men ikke mindst er der også løsninger, der digitaliserer selve styringen af energi- og ventilationssystemerne, så styringen bliver mere dynamisk og effektiv og det eksempelvis også bliver lettere at integrere lokale vedvarende energikilder som solceller i bygningen. Nogle løsninger går altså direkte ind selv og optimerer på styringen, mens andre løsninger muliggør og guider energioptimeringsindsatser ved at skabe overblik og indsigt i energi- og forbrugsdata og synliggøre problemer, energispild, overforbrug osv.

Nøglen i stort set alle løsningerne er den løbende opsamlingen af energi- og forbrugsdata i realtid. Hvis ikke vi har et præcist, detaljeret og retvisende billede af energi- og ressourceforbruget i en ejendom, er det vanskeligt at gøre noget ved det. Mens data på elforbrug forholdsvist let kan tilgås fra Datahub, der drives af Energinet, er det typisk lidt mere krævende at få gode og præcise data på vand og varmeforbrug i en ejendom med flere lejere og brugere. Løsningerne på markedet kombinerer derfor ofte integrationer med offentlige tilgængelige datakilder med indsamling af data via IoT-baserede sensorer placeret lokalt i bygningen. Mange af de løsninger, der kan måle og visualisere energiforbrug, har desuden også fokus på måling af indeklima, da netop adfærd omkring ventilation og varmeforbrug har stor indflydelse på indeklimaet og omvendt. 

Ift. energi og ressourcer findes der proptech-løsninger som kan hjælpe med:

• Måling og visualisering af el-, vand- og varmeforbrug i realtid, herunder;
  • automatisering af forbrugsregnskaber til lejere
  • automatiske energiperformance rapporteringer (f.eks. til energimærkninger, certificeringer, el
  • nudging og guidance af lejere via synliggørelse af forbrugsdata ift. at opnå mere hensigtsmæssig energi-adfærd
• Energioptimering og dynamisk styring af energisystemer og installationer, herunder;
  • identifikation af energioptimeringspotentialer ved brug af algoritmer og kunstig intelligens
  • analyse- og benchmarkværktøjer til hvilke energioptimeringsindsatser og hvor i porteføljen det bedst kan betale sig at investere
  • automatiske alarmer ved anomalt forbrug eller spild, eks:
    • alarmer ved meget højt eller meget lavt strøm- eller varmeforbrug
    • lækagealarmer ved vandspild eks. fra løbende toiletter eller utætte vandrør
  • Dynamisk styring af ventilation, køle og varmesystem i realtid, hvor der tages hensyn til påvirkende faktorer som udendørs vejrforhold, antal mennesker i bygningen, strømpriser m.v.
  • Styring af energifællesskaber, der gør det let at dele og afregne strøm fra eksempelvis solceller på lejlighedsbyggerier og multibrugerejendomme.

Konkrete fordele der potentielt kan opnås

• Databaseret indsigt, forståelse og dokumentation for det reelle energiforbrug i ejendommen i realtid
• Bedre og mere optimal styring af energi- og vandforbrug og undgåelse af energi- og vandspild
• Databaserede prioritering af energirenoveringsindsatser – og hermed hurtigere og højere RoI
• Effektivisering af administrative processer via automatisering af energirapporteringer (eks. til energimærkninger) og forbrugsregnskaber
• Bedre komfort – styring af f.eks. varme, ventilation og køling leder ofte også til bedre komfort
• Lettere integrering og håndtering af vedvarende energikilder som eksempelvis solceller på en bygning
• Bedre vedligehold og undgåelse af nedbrud via mere rettidig og præcis identificering af problemer i vand-, varme-, køle- og ventilationsinstallationer.

Langsigtede gevinster og værdiskabelse, der potentielt kan opnås:

• Lavere klimaaftryk fra bygningsdriften
• Besparelser på energiregningen for både lejere og/eller ejer afhængigt
• Lavere energiregning og bedre komfort giver typisk også mere tilfredse lejere, der igen kan have en positiv effekt ift. at mindske tomgang og fraflytninger.
• Besparelser på vedligehold via mere rettidig og præcis identificering af problemer i centrale systemer og installationer.
• Energieffektive ejendomme er mere attraktive for investorer og långivere. Det betyder også, at bygninger, som ikke er energieffektive, bliver sværere og sværere at afsatte og kan få betydelige nedslag i værdiansættelsen.

Omkostninger

Da der et utal af forskellige typer af løsninger, som adresserer forskellige problemstillinger inden for energi- og ressourcer, er det vanskeligt at sige noget mere præcist om omkostningerne. Nogle løsninger er forholdsvist lette og billige at komme i gang med og kræver kun en fuldmagt til at få centrale data fra eksempelvis Energinets Datahub. Mens andre løsninger kræver opsætning af sensorer og/eller integrationer til eksempelvis CTS- eller BMS-systemer, som kan være tids- og ressourcekrævende. Generelt er det dog erfaringen, at der meget ofte er væsentlige besparelser at hente ved at investere i energi- og ressourceoptimeringsløsninger, hvorfor mange oplever at tilbagebetalingstiden ofte er relativt kort. En udfordring er dog nogle gange, at en stor del af opnående energibesparelser går til lejerne, mens udgiften til løsningerne afholdes af ejer. Energirigtige lejemål med lave energiomkostninger er dog typisk attraktive og kan mindske tomgang og fraflytninger. Samtidigt kan man i nogle tilfælde få en del af energiinvesteringerne tilbage via huslejen.

• Mange muligheder kræver fokus og afklaring af behov: Da der findes et hav af forskellige løsninger relateret til energi og ressourcer, er det vigtigt, at man først gør sig klar, hvad ens behov er: Har du i første omgang mest brug for bare at få dokumentation og overblik over energiforbruget? Er det automatiserede forbrugsregnskaber, der er din primære udfordring? Ønsker du at hjælpe dine lejere til energirigtig adfærd? Vil du gerne have inputs til, hvordan du kan undgå energispild og overforbrug- eller hvor i din ejendomsportefølje du skal prioritere energirenoveringsindsatser? Eller har du brug for data og dokumentation til certificeringer og energimærkninger, osv.?
• Stor forskel på beboelses- og kontor- og erhvervsejendomme: I forlængelse af ovenstående er det også vigtigt at være opmærksom på, at der ift. energiforbrugs-mønstre og installationer er meget stor forskel på boligudlejnings- og kontor- og erhvervsejendomme og hermed også hvilke løsninger, der er relevante. Mens elforbrug fra ventilation, belysning og eventuel også køling oftest udgør en meget stor del af energiregningen i særligt nyere kontor- og erhvervsejendomme og derfor er et naturligt første fokus her, er det ofte varme og varmesystemet, der er den primære energisluger i beboelsesejendomme.
• Diskrepans mellem hvem der afholder udgifter og hvem der får besparelser: En udfordring er nogle gange, at en stor del af opnående energibesparelser går til lejerne, mens udgiften til løsningerne afholdes af ejer. Energirigtige lejemål med lave energiomkostninger er dog typisk attraktive og kan mindske tomgang og fraflytninger. Samtidigt kan man i nogle tilfælde få en del af energiinvesteringerne tilbage via huslejen
• GDPR og fuldmagter: Mange digitale løsninger relateret til energiforbrug kræver, at der kan tilgås realtidsdata fra eksempelvis el-, vand og varmemålere, at der sættes sensorer op i ejendommen og/eller at der trækkes data fra Datahub. Dels kræver det, at der GDPR-mæssigt er godt styr på håndteringen af data og dels kræver det i de fleste tilfælde fuldmagter og tilladelser fra de enkelte lejere. Flere udlejere er derfor også begyndt at indføre fuldmagter til indhentning af energi- og forbrugsdata i lejekontrakter.

Der er i dag en række forskellige typer af digitale lejerplatforme, såkaldte ’tenant experience apps’, på markedet, som på forskelligvis har fokus på at forbedre lejeroplevelsen gennem bedre og mere transparent kommunikation og sagshåndtering samt lettere tilgang til ekstra services og bookning af fælles ressourcer. Overordnet set falder løsningerne inden for to kategorier:

1. Løsninger til forbedring af udlejer til lejer kommunikation: Denne kategori, som er der hvor der pt. findes flest udbydere, er de løsninger, der primært har fokus på at forbedre og lette kommunikationen mellem udlejer og lejer, herunder typisk også sagsstyring og viceværthenvendelser.
2. Løsninger til at styrke fællesskab og lejer til lejer kommunikation: Den anden type af lejerplatforme har primært fokus på at facilitere og styrke kommunikationen og interaktionen mellem beboerne. Det er løsninger, der eksempelvis i stigende grad anvendes i co-living koncepter, hvor beboerfællesskabet er et af de bærende værditilbud.

Bookning af fælles ressourcer og salg af ekstra services er et fokus, som typisk går på tværs af de fleste typer af lejerplatforme.

Løsninger til forbedring af udlejer til lejer kommunikation og sagshåndtering

Eksempler på lejerplatforme, der primært har fokus på at forbedre kommunikationen mellem lejer og udlejer og digitalisere sagshåndtering og viceværthenvendelser er Hococo, AvyTempl og Spaceflow. De fleste af disse løsninger giver også mulighed for at understøtte lejer til lejer kommunikation – typisk via et simpelt beskedmodul, men har det ikke som primære fokus.

Typiske funktioner i udlejer til lejer platforme:

• Nyhedsfeed/opslagstavle hvor udlejer, administrator og/eller vicevært kan opslå vigtige fælles nyheder og informationer om ejendommen
• Personligt beskedmodul, hvor der kan kommunikeres direkte med den enkelte lejer og lejer og lejer i mellem
• Sagsstyringsmodul til indberetning og håndtering af beboerhenvendelser og reklamationer ift. reparationer, vedligehold m.v.
• Bookning og betaling af fælles ressourcer som vaskeri, fælleslokale, parkering m.v.
• Mulighed for at tilbyde og håndtere salg af ekstra services til lejerne f.eks. delebiler og cykler, gæsteboliger, tøjvask og rengøring, forsikringer, m.v.
• Personlig dokumentmappe til opbevaring af lejekontrakt og andre centrale dokumenter for den enkelte beboer
• Centrale data på lejemålet (m2, husleje, plantegning, energimærke m.m.)

Løsninger til at styrke fællesskab og lejer til lejer kommunikation

Borigo, Heynabo og Wicomico er eksempler på platforme, der har særligt fokus på at styrke fællesskaberne i og omkring vores ejendomme ved at understøtte kommunikation og interaktion lejerne/beboerne imellem. Platformene letter også kommunikationen mellem udlejer og lejer, men størstedelen af funktionerne er dedikerede til at fremme og lette interaktionen lejerne imellem.

Typiske funktioner i lejer til lejer platforme:

• Personligt beskedmodul, hvor der kan kommunikeres direkte, lejer og lejer i mellem og mellem udlejer og lejer
• Eventmodul til at planlægge og arrangere fælles beboeraktiviteter
• Fælles beboer newsfeed/opslagstavle, hvor beboerne kan poste nyheder, invitationer, sjove historier, m.v.
• Kalenderfunktion der viser kommende fælles aktiviteter og begivenheder
• Interesse- og aktivitetsgrupper beboere kan tilmelde sig og som giver mulighed for dokumentdeling og gruppekommunikation
• Nyhedsfeed/opslagstavle hvor udlejer og vicevært kan opslå vigtige fælles nyheder og informationer om ejendommen
• Bookning og betaling af fælles ressourcer og services som vaskeri, fælleslokale, parkering m.v., delebiler og cykler, gæsteboliger, m.v.
• Personlig dokumentmappe til opbevaring af lejekontrakt og andre centrale dokumenter for den enkelte beboer

Konkrete fordele, der potentielt kan opnås ved at anvende lejerplatforme:

• Digitaliserer og letter kommunikationen mellem lejer og udlejer
• Kan gøre det lettere og mere transparent for lejere at indberette sager og reklamationer til vicevært, administrator og udlejer
• Understøtter kommunikation og fælles aktiviteter mellem lejerne
• Gør det lettere for lejerne at tilgå og booke fælles ressourcer som f.eks. vaskeri, fælleslokale og parkering
• Giver nye muligheder for at tilbyde og håndtere services til lejerne – eks. Delebiler og cykler, gæsteboliger, tøjvask og rengøring, forsikringer, m.v.
• Giver udlejer mulighed for at moderere debatten, henstille til en god tone og eventuelt fjerne opslag med stødende sprog eller indhold (i modsætning til f.eks. Facebook-grupper)
• Kun verificerede beboere i ejendommen har adgang til platformen (i modsætning til f.eks. Facebook-grupper)

Langsigtede gevinster og værdiskabelse, der potentielt kan opnås:

• En bedre lejeoplevelse og hermed mere tilfredse lejere
• Flere og stærkere fællesskaber mellem lejere og hermed større tilknytning blandt lejerne til ejendommen
• Effektivisering af administration og driftsprocesser – f.eks. via færre telefonopkald fra lejere og en mere strømlinet håndtering af henvendelser og sagshåndtering
• Muligheder for nye indtægtskilder via salg af ekstra services

Den generelle prismodel for de fleste lejerplatforme er, at der betales pr. lejemål pr. måned. Hertil ligger mange udbydere et mindre fast månedligt fee oveni, som ikke er lejemålsbestemt. Prisen pr. lejemål varierer meget og afhænger af eksempelvis af løsningernes kompleksitet og hvor mange funktioner de har. De billigste løsninger starter ved 5-10 DKK pr. lejemål. pr. måned.  Generelt vil prisen pr. lejemål ofte være lavere jo flere lejemål, man ønsker at få på platformen.

Der er typisk også en række opstartsomkostninger forbundet med implementeringen, der er vil vokse, hvis man skal have udviklet skræddersyede funktioner og design eller der kræves mange nye integrationer til andre systemer.  Herudover skal man være opmærksom på, at implementeringen af lejerplatforme som hovedregel kræver en del interne ressourcer til oplæring og onboarding af både medarbejdere og beboere.

Det er den overvejende erfaring, at investeringer i lejerplatforme primært skal ses som en investering i at skabe bedre lejeroplevsler og mere tilfredse lejere. På den lange bane kan der i nogle tilfælde være besparelser at hente via færre telefonhenvendelser en mere effektiv sagshåndtering, ligesom der er er muligheder for at hente nye indtægter fra salg af services.

• Forskellige typer af lejerapps til forskellige behov: Der findes mange forskellige lejerplatforme typisk med forskelligt fokus og vægt på forskellige funktioner. Det er derfor vigtigt, at man som udlejer afklarer sit behov inden en løsning rekvireres og implementeres: Er det lejer-udlejning kommunikation og sagsstyring der er det vigtigste, er det primære formål at sikre interaktion og fællesskab lejerne i mellem og skal lejerne kunne tilgå og tilkøbe ekstra services gennem appen?
• Lejerapp kan ikke stå alene: En lejerapp kan typisk ikke erstatte alle andre kommunikationskanaler. Lejere kan have forskellige behov og præferencer og der kan både være situationer og lejersegmenter, hvor den digitale kommunikation ikke er egnet.
• Onboarding af både lejere og personale: Det kræver god og vedvarende onboarding af både lejere og personale til lejerplatformen, hvis den skal fungere i praksis og skabe værdi for både lejer og udlejer. Anvendelsen af en lejerplatform til at håndtere lejerhenvendelser og sagsstyring kan også give behov for at udlejer omstrukturerer team, organisering og sagsgange internt.
• Integrationer og dataflows: De fleste lejerplatforme har åbne API’er, der gør, at de i princippet kan sende og modtage data fra andre systemer og softwareløsninger. En udfordring er dog, at mange af de eksisterende ejendomsadministrationssystemer er af ældre dato, hvilket i praksis vanskeliggør integrationer og frie dataflows systemerne imellem. Vær derfor altid opmærksom på, om og hvordan en lejerplatform kan integreres med dit administrationssystem og hvilke konkrete data, der kan udveksles mellem dem.
• Behov for moderering og konflikthåndtering: Hvis lejerplatformen muliggør indlæg og åben kommunikation fra lejerne og lejerne imellem, bør der afsættes ressourcer til at moderere debatten, sikre den gode tone, konfliktnedtrapning og evt. fjernelse af indlæg med direkte stødende sprog eller indhold.
• Fællesskaber opstår ikke af sig selv: Mens digitale lejerplatforme er vigtige værktøjer til at muliggøre og understøtte kommunikation og interaktion lejerne imellem, er erfaringen også, at etableringen af stærkere fællesskaber imellem lejerne/beboerne, som f.eks. er målet i mange co-living koncepter, kræver mere i opstartsfasen end bare en app. Det kan eksempelvis være ansættelsen af en communitymanager, der hjælper med at igangsætte fælles aktiviteter og nedsætte interessegrupper.