Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Bestyrelsen skal som udgangspunkt foretage den daglige drift af foreningen ud fra de rammebeslutninger, som generalforsamlingen vedtager. Den ordinære generalforsamling afholdes én gang årligt og er det sted, hvor foreningens medlemmer mødes og tager stilling til foreningens anliggender. Da mange foreninger har kalenderåret som regnskabsår, er foråret det tidspunkt, hvor der bliver afholdt flest generalforsamlinger, således at regnskabet kan blive godkendt og et nyt budget kan vedtages. Derudover er der for andelsboligforeninger brug for at fastsætte en andelskrone, som kan ligge til grund for overdragelser af andelsboliger, idet den nye andelskrone ikke kan benyttes før end generalforsamlingen har godkendt den.
Det er imidlertid ikke uden problemer at få gennemført forårets generalforsamlinger på grund af covid-19’s indtog i Danmark med de deraf pålagte sundhedsmæssige restriktioner og det indførte forsamlingsforbud, der begge gælder såvel i det offentlige rum som ved private arrangementer.
Konsekvensen af disse tiltag til forebyggelse af smitte er, at det er stort set umuligt at afholde forårets mange generalforsamlinger i andelsbolig- og ejerforeninger, når foreningen samtidig skal overholde samtlige formelle krav i vedtægten.
Som konsekvens af dette er det da også anbefalingen, at de foreninger, der ikke har vigtige beslutninger på dagsordenen, udskyder generalforsamlingen til efteråret. En udskydelse af generalforsamlingen til et senere tidspunkt kan være i strid med den i vedtægterne foreskrevne proces for at træffe gyldige beslutninger.
Vi har set i retspraksis (fx TBB1999.222Ø), at formelle fejl ved afholdelse af en generalforsamling ikke nødvendigvis medfører, at beslutninger truffet på generalforsamlingen er ugyldige, såfremt den formelle fejl hverken har haft betydning for afstemningsresultatet eller for medlemmernes mulighed for at varetage sine interesser under generalforsamlingen.
Med dette in mente, må forårets situation med covid-19 medføre, at foreningens daglige ledelse som følge af nødretslignende tilstande kan blive nødsaget til at forholde sig til, hvilke af de formelle regler i vedtægten, der eventuelt undtagelsesvis kan gradbøjes, således at de foreninger, der har behov for at gennemføre en generalforsamling kan gøre dette. For at det kan være en mulighed at gradbøje vedtægtens bestemmelser som følge af nødret, skal der naturligvis være tale om et beskyttelsesværdigt og sagligt formål, som ikke tilsidesætter medlemmernes mulighed for at varetage deres interesser. Fastsættelse af ny andelskrone eller vedtagelse af nødvendige vedligeholdelsesarbejder i en forening kan fx være forhold, der kan begrunde, at bestyrelsen som følge af rettidig omhu må søge en generalforsamling gennemført ud fra præmissen om det muliges kunst i disse tider, hvor personers sikkerhed og sundhed må have forrang for formelle begrænsninger i vedtægten. Dette så længe medlemsrettighederne ikke forringes nævneværdigt.
Fremmøde
Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved afstemning blandt de fremmødte medlemmer – både de der er mødt op fysisk, og de der er repræsenteret ved fuldmagt. Dermed ser man i almindelighed bort fra de medlemmer, der ikke giver møde på generalforsamlingen, idet disse medlemmer gennem indkaldelsen til generalforsamlingen har fået at vide, hvad mødet drejer sig om. Et medlems udeblivelse fra at deltage i generalforsamlingen på et oplyst grundlag medfører dermed, at man går ud fra, at det enkelte medlem enten er uinteresseret i de pågældende spørgsmål, eller at de på forhånd erklærer sig indforstået med de beslutninger, generalforsamlingen måtte træffe.
Nogle foreninger vil dermed kunne gennemføre en generalforsamling ved, at medlemmerne giver fuldmagt til bestyrelsen, således at bestyrelsen og dirigenten er de eneste, der giver fysisk møde på generalforsamlingen, hvorefter medlemmerne udelukkende giver møde og stemmer via bestyrelsen som fuldmægtig for de enkelte medlemmer.
I andelsboligforeninger er det almindeligt, at der er begrænsninger i vedtægterne i forhold til, hvor mange fuldmagter et medlem kan give møde med på generalforsamlingen. Denne begrænsning fratager de facto større foreninger fra at gennemføre en nødvendig generalforsamling ved at udstede fuldmagt til bestyrelsen.
Fuldmagtsbegrænsningen er indført i vedtægterne for at forhindre systematisk fuldmagtsindsamling til brug for at gennemtvinge beslutninger. Da bestyrelsen er demokratisk valgt og generelt skal varetage foreningens interesser i den daglige drift, kan det være en nødløsning for at få gennemført en generalforsamling, at man til dette års generalforsamling åbner op for muligheden for at bestyrelsen kan modtage flere fuldmagter end der fremgår af vedtægtens begrænsninger.
Da brevstemmer kræver sikker hjemmel i vedtægterne, har dette i praksis medført en diskussion af, hvorvidt en instruktionsfuldmagt er ugyldig, såfremt fuldmagtshaver ikke har et råderum i bemyndigelsen. Det afgørende i forhold til om der er tale om en brevstemme er, hvorvidt medlemmet udøver sin stemme på generalforsamlingen i kraft af fuldmagtshaver, eller om der er tale om brevstemme afgivet direkte fra medlemmet til dirigenten. Når fuldmagten gives til bestyrelsen, som stemmer på vegne af medlemmet, vil der være tale om en gyldig instruktionsfuldmagt.
Hensynet til den demokratiske proces i en forening foreskriver, at såfremt man ønsker at gennemføre en nødrets generalforsamling med fysisk fremmøde af færrest mulige medlemmer, så skal bestyrelsen sørge for at de forhold, der skal stemmes om, er fuldt oplyst forud for generalforsamlingen, således at medlemmerne afgiver deres instruktionsfuldmagt på et fuldt oplyst grundlag.
Elektronisk generalforsamling
Bestyrelsen har mulighed for at beslutte, at generalforsamlingen afholdes ved en delvis elektronisk generalforsamling uden at dette vil medføre, at generalforsamlingen er ugyldig. Det er dog de færreste, der har den fornødne teknologi til at gennemføre en delvis elektronisk generalforsamling på betryggende vis, ligesom bestyrelsen i disse tilfælde vil være forpligtet til at tilbyde medlemmerne, at de kan møde op fysisk, hvilket i de fleste foreninger vil medføre brud på regeringens udmeldinger.
Generalforsamlingen kan træffe beslutning om, at generalforsamlingen fremadrettet skal afholdes på anden vis end som anført i vedtægterne. Dette kræver en vedtægtsændring med det for vedtægtsændringer fornødne flertal. Det hjælper imidlertid ikke det flertal af foreninger, der endnu ikke har vedtægtsbestemmelser, der muliggør en fuldstændig elektronisk generalforsamling. Disse foreninger vil som absolut hovedregel være nødsaget til at indhente samtykke fra samtlige medlemmer, såfremt generalforsamlingen skal gennemføres som en fuldstændig elektronisk generalforsamling.
I denne nødretslignende situation vi befinder os i med COVID-19 kan det være relevant, at generalforsamlingen gennemføres elektronisk på trods at, at der ikke er indhentet samtykke til dette fra samtlige medlemmer.
(Læs mere efter annoncen)
Kom på kursus
Hvilken løsning skal foreningen vælge?
Det kommer an på en konkret vurdering, hvorvidt det vil være sagligt for en forening at gennemføre en nødrets generalforsamling. Ligesom det kommer an på foreningens konkrete forhold, hvorvidt en gennemførelse skal ske ved at give fuldmagt til bestyrelsen, ved afholdelse af elektronisk generalforsamling eller et tredje alternativ, der stiller den pågældende forenings medlemmer bedst muligt i forhold til at gøre sine medlemsrettigheder gældende. Her er det afgørende at forholde sig til, hvordan foreningens medlemmer bedst muligt hjælpes i forhold til at gøre sine medlemsrettigheder gældende, samtidig med, at foreningen får gennemført generalforsamlingen .
Såfremt medlemmerne generelt er positivt stemt for en elektronisk generalforsamling, og de medlemmer der ikke er positivt stemt kan hjælpes til at gøre sine medlemsrettigheder gældende, kan en generalforsamling gennemføres elektronisk på trods at, at der ikke er indhentet samtykke til dette fra samtlige medlemmer. Dette kan efter en konkret vurdering være en lige så god løsning som at udvide bestyrelsens beføjelse til at modtage et ubegrænset antal fuldmagter, således at generalforsamlingen kan gennemføres uden brud på reglerne om forsamlingsforbud og sundhedsmæssige restriktioner.
Vedtægtsbestemmelse
Nogle foreninger har et ønske om at fremtidssikre sig mod en lignende situation ved at vedtage mulighed for brug af elektronisk generalforsamling fremadrettet.
Til brug for dette er her et forslag til, hvordan en sådan vedtægtsbestemmelse kan formuleres:
- XX – elektronisk generalforsamling
Stk. 1. Bestyrelsen kan beslutte, at der som supplement til fysisk fremmøde på generalforsamlingen gives adgang til, at medlemmerne kan deltage elektronisk i generalforsamlingen, herunder stemme elektronisk, uden at være fysisk til stede på generalforsamlingen. Det vil sige, at der afholdes en delvis elektronisk generalforsamling.
Stk. 2. Bestyrelsen kan beslutte, at generalforsamlingen alene afholdes elektronisk uden adgang til fysisk fremmøde. Det vil sige, at der afholdes en fuldstændig elektronisk generalforsamling.
Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de elektroniske systemer, som anvendes ved en delvis eller fuldstændig elektronisk generalforsamling. Indkaldelsen til generalforsamling skal indeholde oplysning herom, ligesom det skal fremgå af indkaldelsen, hvordan medlemmerne tilmelder sig elektronisk deltagelse, og hvor de kan finde oplysning om fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse på generalforsamlingen.
Stk. 4 Det er en forudsætning for afholdelse af såvel delvis som fuldstændig elektronisk generalforsamling, at bestyrelsen drager omsorg for, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at vedtægtens krav til afholdelse af generalforsamling opfyldes, herunder medlemmernes adgang til at deltage i samt ytre sig og stemme på generalforsamlingen. Det anvendte system skal på pålidelig måde kunne fastslå, hvilke medlemmer, der deltager i generalforsamlingen, hvilken stemmeret de repræsenterer, samt kunne håndtere afstemningerne.
Stk. 5. Medlemmerne er selv ansvarlige for, at de har det nødvendige elektroniske udstyr, it-programmer og internetforbindelse, som giver adgang til at deltage i den digitale generalforsamling.
Stk. 6. Et medlem har ret til at møde på såvel delvis som fuldstændig elektronisk generalforsamling ved fuldmægtig. Dette kan ske ved at videregive sit personlige login – brugernavn og adgangskode – til en fuldmægtig eller ved at lade sig repræsentere ved fuldmagt i henhold til vedtægtens almindelige bestemmelser herom. Uanset modstående vedtægtsbestemmelse kan bestyrelsen repræsentere flere medlemmer i forbindelse med såvel delvis som fuldstændig elektronisk generalforsamling.
Stk. 7 Ved afholdelse af fuldstændig elektronisk generalforsamling har medlemmerne mulighed for at brevstemme, det vil sige at stemme skriftligt inden generalforsamlingen afholdes.
Stk. 8 I øvrigt finder vedtægtens bestemmelser om afholdelse af generalforsamling med de fornødne afvigelser tilsvarende anvendelse på delvis og fuldstændig elektronisk generalforsamling.