”Hvis Henry Ford havde spurgt sine kunder, hvad de ville have, havde de sagt hurtigere heste – i stedet fik de en bil. Udfordringen ved digitalisering er, at vi endnu ikke ved tilstrækkeligt om, hvordan det kan løfte vores forretning, hvor nemt det er at implementere, og hvilken værdi det kan give vores kunder. Måske kan det noget, vi slet ikke har set endnu.”
Med denne udtalelse slår Morten Juul Heding Andersen, direktør i ArupHvidt, ikke blot hovedet på sømmet i forhold til overvejelserne omkring sin egen forretning. Han indrammer også de overvejelser, mange administrationsvirksomheder i øjeblikket står med i forhold til at øge anvendelsen af digitale løsninger. Mens mulighederne er mange, er udbyttet endnu ikke helt tydeligt.
”For mig er digitalisering ikke et mål i sig selv, men et middel til at realisere andre mål. For os handler det derfor nu om at få defineret, hvor vi har behov for at blive mere digitale. Herefter gælder det om at finde vejen dertil,” siger Morten Juul Heding Andersen.
Begrænset digital
Digitalisering af ejendomsadministrationen er ikke et nyt fænomen. Udviklingen har siden 1980’erne været præget af regnskabs- og senere hen administrationssystemer. Men digitalisering, hvor opsamling af data, nye datakilder, automatisering og kommunikation får en større rolle gennem teknologi, er kun lige begyndt.
Det er blandt andet konklusionen i rapporten ”Digitalt fokus for lejer og ejer i et bæredygtigt perspektiv”, som EjendomDanmark har udarbejdet i samarbejde med Rambøll og PwC og med finansiering fra GI og Realdania.
Som hos mange andre virksomheder i ejendomsbranchen begrænser de digitale løsninger sig hos ArupHvidt i dag til administrationssystemer og kommunikation til lejere og investorer via mail. Alligevel forudser direktøren, at virksomheden vil nå langt inden for digitalisering de næste tre til fem år.
Blidt skub
At gå i en mere digital retning vil blandt andet kræve nye kompetencer.
”Som branche skal vi vænne os til at rekruttere en ny type medarbejdere med en anden faglig ballast. Det tror jeg er rigtig sundt for os,” siger Morten Juul Heding Andersen.
Han er også klar over, at han som direktør for virksomheden bliver nødt til at gå forrest.
”Når der stadig på direktionsgangen ligger bunker af papir, så er det måske meget rimeligt, at håndværkeren ikke har en tablet med, hvor alt foregår digitalt. Udviklingen mod mere digitale processer skal drives oppefra.”
Hvor Morten Juul Heding Andersen er klar til at føre forretningen mod mere digitale arbejdsgange, forudser han, at mange i branchen kan have brug for et blidt skub. Siden 2011 har støt stigende ejendomsværdier og den generelle tendens blandt investorer til at efterspørge forvaltning og udvikling af deres ejendomme ud over den gængse administrationsydelse gjort, at ejendomsbranchen generelt ikke har været hårdt presset på sin forretning, påpeger han.
”Mange vil måske ikke synes, at de har behov for at tage digitalisering til sig, fordi forretningen kører fint, som den gør. Der skal være nogle tydelige drifts- eller kundeservicefordele, før det giver mening at omstrukturere sine arbejdsgange.”
Kom på kursus
App til lejerne
Morten Juul Heding Andersen har flere bud på, hvordan digitalisering fremover kan bidrage til at give ArupHvidt et løft. Det gælder for eksempel en øget digital kommunikation med lejerne, som i dag primært foregår på mail eller på sms. Morten Juul Heding Andersen efterlyser et medie, som lejerne nemt kan gå til for at få mere information om den ejendom, de bor i.
”Mit bud er, at mange lejere godt kunne tænke sig en app, hvor de kan finde ejendommens husorden, kontaktoplysninger på administrator og vicevært, en kopi af lejekontrakt og en Q&A på blandt andet ind- og fraflytningsregler.”
Undgå dyre fejl
En digital platform, der henvender sig til driftspersonale som håndværkere og VVS’ere, kan Morten Juul Heding Andersen også se en værdi i.
”Drift og service på ejendommene kan i dag være en stor udfordring, og der sker af og til ret dyre fejl. Mit ønske er at få en platform, hvor vores samarbejdspartnere på forhånd kan se, hvilke fagkundskaber der skal til for at servicere en bestemt type installation, og hvilke reservedele der kan være behov for,” siger han og fortsætter:
”For eksempel har vi oplevet, at et dyrt armatur, der alene skulle have skiftet en reservedel, blev kasseret og skiftet til en billigere model. Den situation kunne vi have undgået, hvis vi havde et system, hvor det tydeligt fremgik, hvad der er af installationer i den enkelte ejendom og/eller lejlighed.”
Digital rapportering
ArupHvidt har allerede taget skridt i en digital retning ude på ejendommene, ventilationsanlæg og forbrugsmålere i lejligheder er sat op til fjernaflæsning og digital rapportering til driftspersonale, ligesom varmecentralerne er sat op til automatisk løbende afrapportering til HOFOR med henblik på hurtig fejlfinding og driftsoptimering. Der arbejdes p.t. på at få lavet et system, så ind- og fraflytningssyn kan køre digitalt, det system skal på sigt også kunne bruges til at kommunikere med de håndværkere, virksomheden bruger til at klargøre lejlighederne.
Digital kommunikation
Endelig ville det styrke ArupHvidt, hvis virksomheden fik en digital løsning, der kunne kaste lys over dens ejendomsprojekter over for investorerne,
”Vi har brug for en digital løsning, hvor vores investorer kan klikke sig ind på et projekt og se udviklingen på forskellige parametre. Blandt andet kunne der være en automatisk opdatering på, at x, y penge er brugt, og x, y tid er gået, og en status på, om projektet går som planlagt, eller om der er opstået forsinkelser på grund af forskellige faktorer.”