Aktivering af digital kommunikation
For lejeaftaler indgået før den 1. januar 2018 har udlejer mulighed for at aktivere de nye regler om digital kommunikation, som trådte i kraft pr. 1. januar 2018.
Hvis man som udlejer ønsker at kunne kommunikere elektronisk med sine lejere, skal man blot sende en fysisk meddelelse herom til lejerne. Herefter kan man kommunikere elektronisk med dem, men først fra år 2019.
Meddelelsen kan af samme grund tidligst sendes efter den 31. december 2018.
Er lejeaftalen indgået den 1. januar 2018 eller senere, skal man ikke sende en meddelelse, da man i så fald automatisk er omfattet af de nye regler.
Bemærk dog, at hvis lejer eller udlejer er fritaget for digital post, jf. § 5 i lov om digital post fra offentlige afsendere, kan der ikke kommunikeres digitalt.
Skabelon
EjendomDanmark har lavet en brevskabelon til brug for aktivering af digital kommunikation.
Ved formuleringen af skabelonen har EjendomDanmark taget udgangspunkt i, at der kan kommunikeres både digitalt og med almindelig post mellem lejer og udlejer, og at den digitale kommunikation foregår via e-mail.
Da der er er tale om en skabelon, kan den selvfølgelig tilpasses til de konkret ønskede forhold. Af samme årsag er skabelonen uploadet som en word-fil, så der kan rettes og/eller tilføjes i den.
Såfremt I fx anvender e-Boks, anbefaler EjendomDanmark, at der i skabelonen tilføjes, at digital kommunikation kan ske både per e-mail og via e-Boks.
EjendomDanmark anbefaler desuden, at I ikke henviser til enkelte medarbejderes mailadresser, men til mailadresser der har en blivende karakter, der således ikke skal opdateres ved medarbejderskifte.
Meddelelsen må først sendes til lejerne efter den 31. december 2018, og ændringen af kommunikationsformen vil gælde så snart skrivelsen er modtaget af lejerne. Vær opmærksom på, at lejerne fremover kan fravælge digital kommunikation med en måneds varsel.