Alle medarbejdere i PKA Ejendomme fik i foråret en gave. Det var en nødradio med håndtagssving og lygte – og et synligt symbol på, at beredskab er noget, der står højt på dagsordenen for ejendomsselskabet. En tværgående gruppe af medarbejdere har i 2026 arbejdet med at udvikle et beredskab for både selskabets ejendomme og driften på hovedkontoret.
Arbejdet tog afsæt i en omfattende analyse af relevante risici og scenarier, som blandt andet mundede ud i en såkaldt eskalationsmatrix for beredskabs- og krisesituationer. Med andre ord er det en plan for, hvordan man skal agere ved forskellige hændelser og kriser – og ikke mindst hvem der har ansvaret for at træffe hvilke beslutninger.
To af de drivende og faste kræfter i arbejdet har været teknisk chef Ole Tange og driftschef Kim Gustav Hansen. På spørgsmålet om, hvorfor ejendomsselskabet har valgt at bruge ressourcer på at udarbejde et beredskab for hændelser, som de håber aldrig sker, er svaret meget klart fra Kim Gustav Hansen:
”Vi kan se, at trusselsbilledet har ændret sig. Derfor er det vigtigt, at vi er forberedte, hvis noget uventet sker. Det handler både om at passe på mennesker, begrænse skader på ejendommene og sikre, at vi kan handle hurtigt og ansvarligt.”
”Beboerrepræsentationerne har også efterspurgt et tydeligere beredskab. Det har bekræftet os i, at arbejdet er vigtigt, og at der er en forventning om, at vi er godt forberedte,” indskyder Ole Tange.
Ikke blot gennemtænkt, men testet
PKA Ejendomme har fået hjælp til arbejdet af en professionel aktør. Sammen har de analyseret relevante og mulige scenarier som alt lige fra forskellige nedbrud til tab af forsyning i el, vand eller fjernvarme for at kunne udarbejde en skræddersyet eskalationsmatrix, som blev trykt og kommunikeret internt. Planen beskriver roller og ageren ud fra, hvor kritisk hændelsen er, så ingen er i tvivl om, hvem der kontakter hvem, hvornår sagen eskaleres, eller hvem der informerer beboerne.
Og for at dokumentet ikke skulle ende som et skrivebordsdokument, blev det lanceret på et medarbejderseminar i juni for alle medarbejdere på hovedkontoret i Skovlunde. Her blev medarbejderne ført gennem forskellige praktiske scenarier, hvor de fik tildelt roller. PKA’s hovedkontor spillede rollen som en boligejendom, hvor der var opstået en brand i en skraldespand.
”Øvelsen blev taget rigtig godt imod. Den gav medarbejderne mulighed for at afprøve roller og beslutningsveje i praksis, og samtidig lærte vi selv meget af forløbet,” fortæller Kim Gustav Hansen.
Ole Tange supplerer: ”Øvelserne giver både medarbejderne og organisationen værdifuld læring. Målet er ikke, at alle kan huske hver eneste procedure, men at de ved, hvor de finder informationen, og hvordan de skal reagere, når situationen opstår.”
Afløser ikke myndighederne
På spørgsmålet om, hvor grænsen går for ejendomsselskabets beredskabsplan, lyder det fra Ole Tange:
”Vores rolle er ikke at overtage myndighedernes opgaver. Beredskabet skal sikre, at vi understøtter myndighedernes indsats bedst muligt, træffer de rigtige beslutninger og håndterer kommunikationen og driften omkring hændelsen.”
Ejendomsselskabets beredskab skal altså blandt andet sikre, at de rette personer kan træffe beslutninger, at beboerne og erhvervslejere kan informeres, og at skader på ejendom og drift begrænses, mens myndighederne håndterer den akutte indsats.
”Derfor er første led ude ved ejendommene – viceværterne – en vigtig del af beredskabet. De er nu alle udstyret med korte, konkrete instruktioner, der beskriver, hvem der gør hvad i forskellige situationer,” fortæller Ole Tange:
”Ved eksempelvis en vandskade skal der ikke bruges tid på at finde ud af, hvem der gør hvad. Det skal være beskrevet på forhånd, så indsatsen kan sættes i gang med det samme.”
Beboerne er også relevante
Selv om PKA Ejendomme i dag har en nøje gennemtænkt oversigt over handlemuligheder og kommandoveje ved hændelser og kriser, er de ikke færdige med arbejdet, understreger Ole Tange.
Næste skridt er at give beboerne mulighed for at bidrage til et bedre beredskab. Derfor etablerer PKA Ejendomme en ensartet beredskabsløsning i boligopgangene med beredskabsinstrukser, så beboerne hurtigt kan orientere sig om, hvad de skal gøre, hvis en alvorlig hændelse opstår. Instrukserne gør det blandt andet tydeligt, at man altid skal ringe 112 ved akutte situationer. Derefter skal beboerne kontakte PKA Ejendomme, så selskabet hurtigt kan aktivere sit eget beredskab og sætte de nødvendige indsatser i gang.
Til inspiration har arbejdsgruppen været ude at se nogle fysiske skabe, som er opstillet ved Københavns Universitet. Som en del af indsatsen har PKA Ejendomme indkøbt 950 pulverslukkere, 950 brandtæpper og 950 skiltrammer med beredskabsinstrukser til selskabets boligopgange. Formålet er at gøre det lettere for beboerne at handle korrekt i de første minutter af en hændelse.
Derudover arbejder de på at udvikle det eksisterende varslingssystem over telefonen, som gør det muligt hurtigt at sende information til beboerne ved hændelser, der påvirker ejendommen eller dens drift. Det skal være nemt for beboerne at tilmelde sig ved at scanne en QR-kode, som hænger i de respektive opgange. Men PKA Ejendomme vil gerne give mulighed for, at husstanden kan tilmelde mere end ét nummer, så fx ældre beboeres børn også bliver en del af varslingssystemet.
Selvom der allerede er taget mange skridt, ser PKA Ejendomme ikke arbejdet som afsluttet.
”Det vigtigste er ikke selve planen. Det vigtigste er, at organisationen ved, hvordan den skal reagere, når noget uventet sker. Derfor lægger vi lige så stor vægt på roller, øvelser og kommunikation som på selve dokumentationen,” afslutter Ole Tange.
Erfaringer og gode råd fra PKA Ejendomme
Arbejdet med en beredskabsplan kan være mere komplekst, end man umiddelbart tror. PKA Ejendomme har gjort sig en række erfaringer undervejs, som de gerne giver videre.
- Se at komme i gang! Det kan være en omfattende proces, så få arbejdet sat i gang, og byg løbende videre på planen.
- Sæt god tid af til arbejdet. En grundig analyse er grundlaget for, at beredskabsplanen bliver relevant og brugbar.
- Træk på andres erfaringer. Ræk ud til organisationer eller professionelle,
som allerede har arbejdet med beredskabsplaner. Her kan der være værdifuld viden og erfaring at hente. - Øv jer i praksis. En beredskabsplan skal ikke kun ligge i en sku e. Test den med
konkrete scenarier, så medarbejderne ved, hvad de skal gøre, når situationen opstår. - Sæt det højt på dagsordenen. Det er vigtigt, at det sættes højt på dagsordenen, ved at ledelsen viser, at det er en prioritet.