Hele Danmark overgår snart til en ny udgave af Digital Post for at sikre, at sikkerheden og brugervenligheden fortsat er i top. Det overordnede mål med den nye version – der vil minde meget om den nuværende – er, at de borgere og virksomheder, der i dag anvender Digital Post, vil opleve en forbedret, sammenhængende og mere lettilgængelig it-løsning.
Overgangen til næste generation af Digital Post var egentlig planlagt til slut november, men den korte frist har vakt bekymring flere steder i samfundet – og altså også i ejendomsbranchen. Digitaliseringsstyrelsen har nu meldt, at det nye system først går i luften i løbet af første kvartal 2022. En ny dato for lancering forventes annonceret i løbet af december.
Dejligt med lidt snor, lyder det fra EjendomDanmark, der efter henvendelser fra bekymrede medlemmer havde opfordret Digitaliseringsstyrelsen til en udskydelse.
Stort arbejde
På trods af udskydelsen ligger der dog stadig et stort arbejde foran ejendomsbranchen. Digitaliseringsstyrelsen har lagt op til, at de opsatte funktioner, som fx videresendes eller rettighedsstyring ikke overføres automatisk til det nye system, men skal opsættes manuelt og vel og mærke enkeltvis for hvert af de CVR-numre, ejendomsadministrationerne håndterer på vegne af deres kunder. Særligt for større administrationshuse, vil dette være et meget tidskrævende arbejde.
”En del af vores medlemmer håndterer som ejendomsadministratorer digital post for mange forskellige CVR-numre på blandt andet foreninger og ejendomsselskaber,” siger Lena Hartmann, juridisk direktør i EjendomDanmark og fortsætter:
”Vi hører fra vores medlemmer, at overgangen ikke alene er tidskrævende, men at der også er nogle risici forbundet hermed. Opstår der forsinkelser eller fejl i overgangen til det nye system, kan en risiko være, at post fra det offentlige, herunder med tilknyttede frister, som fra fx huslejenævnet, ikke vil kunne nå frem i tide,” oplyser Lena Hartmann.
Det er derfor vigtigt at have en strategi klar for overgangen, og også være forberedt på, at det kan være en tidskrævende proces.
Automatisering har hjulpet Newsec
En af de virksomheder i branchen, der har lagt sig i selen for at nå den oprindelige tidsfrist, er Newsec. Den største udfordring har også her været overførslen af CVR-numre kombineret med en i første omgang meget kort deadline.
”I vores tilfælde drejede det sig om overførslen af 1200 CVR-numre, hvor vi skulle ind og validere opsætningen på hver enkelt. Et hurtigt regnestykke viste, at det ville tage os et kvarter at håndtere blot en enkelt kunde eller forening. Det ville løbe op i rigtig mange timer,” siger Michala Bastian, IT konsulent hos Newsec.
Newsec valgte at entrere med en programmør, der kunne automatisere processen.
”Det sparede os for en del mandetimer og stress blandt vores medarbejdere, men det er også en klar fordel, at vi ikke behøver at bekymre os om den fejlprocent, der altid vil være til stede, når denne type opgave er i menneskehænder,” siger Michala Bastian.
Information og vejledning
Har I ikke allerede orienteret jer om overgangen til ny Digital Post, så læs mere på Digital Post – Hjælp til Virk | Virk, hvor I kan få information og vejledning. Blandt andet skal I være særligt opmærksomme, hvis I benytter jer af en eller flere af følgende funktioner:
• Afhentningssystem til Digital Post
• Automatisk videresendelse af Digital Post
• Har tildelt rettigheder til medarbejdere eller adgange til eksterne samarbejdspartnere i Digital Post