/ Nyheder / Tag lejernes bekymringer i opløbet

Tag lejernes bekymringer i opløbet

Større transparens, højere oplysningsniveau og mere progressivitet vil kunne bringe udlejer og administrator endnu tættere på lejerne. Lejernes bekymringer skal tages i opløbet, mener Rasmus Slot Nielsen fra Qvortrup Administration. Administrationsvirksomheden arbejder dagligt for at skabe en tryg base for lejerne.

Af

Flere målrettede og personlige informationer vil kunne styrke båndet mellem lejer og udlejer, mener Rasmus Slot Nielsen, administrationschef i Qvortrup Administration. Foto: Qvortrup Administration.

Ejendomsbranchen har i mange år arbejdet for at yde lejerne en god service, når der opstår udfordringer i lejemålene eller ejendommene. Næste step er at gå fra en mere reaktiv tilgang til en mere progressiv for at styrke forholdet mellem lejer og udlejer eller administrator. Det mener Rasmus Slot Nielsen, administrationschef i Qvortrup Administration.

”Vi er en branche, som er gode til at løse problemer. Men vi er måske knap så gode til at tage dem i opløbet.”

Kom lejerne i forkøbet

Progressivitet handler blandt andet om at komme lejernes bekymringer og spørgsmål i forkøbet, så der ikke når at opstå en konflikt.

”For eksempel vil lejereguleringer, der bliver præsenteret i et brev, garanteret afføde en del spørgsmål fra beboerne. Er der beboere, som har svært ved at forstå et juridisk indhold, eller som vil bekymre sig over en lejestigning, så ring og forbered dem på, at der er et brev på vej. Et telefonopkald kan bidrage til at få afmystificeret brevets indhold,” siger Rasmus Slot Nielsen.

Det kan også være godt givet ud at afmystificere processen omkring fraflytning.

”Forklar lejeren allerede ved indflytning, hvad han eller hun kan forvente ved fraflytning. Det skal ikke komme som nogen overraskelse,” siger han.

Et sprog der er til at forstå

Opstår der en situation, hvor lejer har brug for at kontakte sin udlejer eller administrator, er det vigtigt, at lejeren føler sig hørt og bliver mødt af et sprog, der er til at forstå.

”Man kommer langt ved at forklare, hvordan tingene hænger sammen, gennem et normalt sprogbrug. Det er helt sikkert noget, mange i ejendomsbranchen i forvejen er opmærksomme på, men det er godt at huske sig selv på, hvis man nu alligevel skulle blive grebet af Karnov,” siger Rasmus Slot Nielsen med et smil.

Lige så vigtigt er det at bevæge sig væk fra det tunge, jurabaserede skriv, hvor det er muligt.

”Ganske få lejere interesserer sig for ejendomsjura. For langt de fleste lejere er det faktisk vigtigere, at de ved, hvor vaskemaskinen står, hvor de må stille deres cykel, og hvordan de åbner porten til gården. De lidt mere bløde informationer er også vigtige at få ud til lejerne.”

En ekstra service

En god service over telefonen og på skrift er alfa og omega, men ejendomsbranchen kan med fordel også arbejde hen imod at give lejerne en service, der giver dem noget ekstra i hverdagen. Blandt andet åbner digitaliseringen op for nogle muligheder, som ejendomsbranchen i højere grad bør benytte sig af, mener Rasmus Slot Nielsen.

”Bestiller du for eksempel takeaway, kan du følge cykelbuddet på din telefon frem til din bopæl. Står du som ny lejer og indleverer nogle oplysninger til din kommende udlejer, er det ikke muligt at følge processen. På et eller andet tidspunkt får du en lejekontrakt, men hvad er der sket undervejs i den proces? Vi er ikke specielt transparente i vores tilgang og det bør vi arbejde med i branchen.”

Transparens kan, ifølge Rasmus Slot Nielsen også handle om, at administratorerne får leveret målrettede og personlige informationer til beboerne i de forskellige ejendomme. Der er behov for at møde kunderne på en ny måde.

”De informationer, vi giver, er ikke særligt personlige. Noget vil være relevant for den enkelte lejer, mens andet er fuldstændig irrelevant. Vi kunne godt have brug for et system, hvor vi kan målrette vores information. For eksempel er der mange hoteller, hvor kunderne via en app får de mest aktuelle nyheder. Hvordan får vi vores budskaber ud på ejendommene mere elegant?”

Rasmus Slot Nielsen har stadig til gode at finde frem til en konkret løsning.

Som en appelsin

På trods af imødekommenhed og god dialog opstår der af og til konflikter mellem lejer på den ene side og udlejer eller administrator på den anden. Andre gange er det lejerne selv der har en indbyrdes konflikt. Interne og eksterne eksperter klæder løbende medarbejderne på i Qvortrup Administration til at kunne håndtere kontroverserne.

En mediator lærer blandt andet personalet op i gode teknikker for konflikthåndtering. Et tip er at gå til forhandlingsbordet med et billede af en frugt.

”Se konflikten som en appelsin, man ikke kan enes om at dele. Ved at tale sammen finder parterne ud af, at den ene kun skal bruge saften, mens den anden skal bruge frugtkødet. På den måde får begge det ud af appelsinen, de gerne vil,” siger Rasmus Slot Nielsen.

Bægeret kan være fyldt

Konflikter lejere imellem er ofte støjrelaterede og den slags sager mener Rasmus Slot Nielsen, kan løses ved at indkalde parterne til et møde.

”Den støjende er ofte ikke klar over, hvilke gener det giver i ejendommen. Langt de fleste ønsker at tilpasse sig for at få hverdagen til at glide. Udlejer eller administrator kan træde ind som mediator og sørge for, at parterne bliver hørt.”

Opstår der konflikter mellem en lejer og dennes udlejer eller administrator, kan det for eksempel handle om tvister i forbindelse med lejestigninger og uoverensstemmelser ved ind- og fraflytning. Men det hænder også, at en lejer stopper med at betale sin husleje.

”Bægeret kan godt være fyldt hos lejeren, og der handler det om at vise overbærenhed og forståelse. Hvad er årsagen til den manglende betaling, er det et forbigående problem, og er der noget, vi kan hjælpe med? Selvfølgelig skal der være en konsekvens, hvis man ikke kan betale sin bolig, men det er rarere, hvis det sker uden en udsættelse via fogeden. Langt de fleste lejere er indstillet på at løse det ordentligt.”

Denne artikel er første gang bragt i magasinet Ejendom 2020.