I foråret vedtog Folketinget en ny bogføringslov. Dele af bogføringsloven minder til forveksling om den hidtidige bogføringslov, og der er heller ikke ændret ved de virksomheder, der er omfattet. Alligevel er der væsentlige og omfattende ændringer på vej. En af de største er, at en del virksomheder forventeligt fra 2024 vil blive mødt af krav om digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring.
Tid til at skifte bogføringssystem?
At bogføringen skal være digital, indebærer, at registreringer og bilag foreligger i digital form, ligesom der stilles specifikke krav til bogføringssystemet.
”Andet regnskabsmateriale kan fortsat ligge i papirform, hvis det blot er betryggende opbevaret i mindst fem år,” forklarer Martin Kristensen, Director og statsautoriseret revisor hos PwC.
Det vil være op til den enkelte virksomhed at vælge bogføringssystem, så længe det lever op til lovens krav. Virksomheden kan benytte et enten offentligt godkendt digitalt bogføringssystem (dette forventes etableret i 2023), eller virksomheden skal selv sikre, at dens system efterlever de fastsatte krav til bogføringssystemet.
”Loven stiller samtidig krav om, at udbydere af digitale bogføringssystemer på det danske marked skal have deres system godkendt af Erhvervsstyrelsen,” uddyber Martin Kristensen.
Vær på forkant
Hans bedste råd til de virksomheder, der vil blive omfattet af digital bogføring, er at være på forkant med situationen ved blandt andet allerede nu at gennemgå, hvilke systemer der anvendes i dag, og om det er systemer, som virksomheden forventer, at Erhvervsstyrelsen godkender.
”Administrationsvirksomheder, der anvender forskellige bogføringssystemer til at håndtere forskellige kundetyper, kan overveje at overgå til et fælles system – eventuelt et system godkendt af Erhvervsstyrelsen,” siger han og fortsætter:
”Virksomheden kan med fordel også allerede nu overveje, hvilke data der omfattes af kravet om digitalisering. For eksempel formodes det, at alle lønsedler i lønkørslen må være en del af digitaliseringskravet, og det er næppe længere nok kun at opbevare lønsystemets samleark, der benævnes bogføringsbilag.”
Allerede trådt i kraft
Erhvervsstyrelsen har stadig til gode at fastsætte de nærmere regler om digital bogføring. Ændringerne vil blive gennemført over en flerårig periode fra 1. januar 2023, men allerede 1. juli 2022 trådte nogle af de første nye grundlæggende krav til bogføring i kraft. Blandt andet er listen over, hvad der anses som regnskabsmateriale, blevet udvidet.
”Regnskabsmateriale omfatter nu også dokumentation for oplysninger i ledelsesberetninger og noter samt for de skøn og vurderinger, der fx optræder i virksomhedernes årsrapport,” forklarer Martin Kristensen.
Loven præciserer blandt andet også, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter.
”Til gengæld er krav om opbevaring på et bestemt geografisk sted, som udgangspunkt Danmark, fjernet. Derfor kan regnskabsmateriale nu opbevares overalt, så længe det er et forsvarligt sted og let kan stilles til rådighed for en offentlig myndighed,” oplyser Martin Kristensen.
Bliver jeres virksomhed eller forening omfattet?
Er du ejendomsejer, administrator, andels- eller ejerforening?
Her kan du tjekke, om du vil blive omfattet af kravet om digital bogføring.
Andelsboligforeninger
Kontingentindtægter til andelsboligforeninger anses for erhvervsindkomst og er derfor omfattet af bogføringsloven. Hvis omsætningen er over 300.000 kr., omfattes foreningen også af kravet om digital bogføring.
Ejerforeninger
En almindelig ejerforening vil oftest være en ideel forening – dvs. uden virksomhed. Ideelle foreninger er som udgangspunkt ikke omfattet af digital bogføring – medmindre foreningen har erhvervsindkomst over 300.000 kr. Kontingenter fra medlemmerne anses ikke for at være omsætning.
Udlejningsvirksomhed og ejendomsejer
Dette er en erhvervsaktivitet, og derfor er udlejningsvirksomheder og ejendomsejere omfattet af bogføringsloven og også digital bogføring formodentligt fra 2024. Udlejning fra privatperson, hvis omsætning er over 300.000 kr., er også omfattet af digital bogføring – formodentligt først fra 2026.
Udenlandske virksomheder, der driver udlejningsvirksomhed i filial i DK, er også omfattet af bogføringsloven og kravet om digital bogføring. Det er usikkert, hvornår filialer omfattes (2024 eller 2026).
Administrators egen virksomhed
Dette er en erhvervsaktivitet, og derfor er administrationsvirksomheder omfattet af bogføringsloven og også digital bogføring formodentligt fra 2024. Administratorer, der driver administration som privatperson med en omsætning over 300.000 kr., er også omfattet af digital bogføring formodentligt fra 2026.
Hvis en udenlandsk virksomhed driver administration via en filial i Danmark, er den omfattet af bogføringsloven og kravet om digital bogføring. Det er usikkert, hvornår filialer omfattes (2024 eller 2026).
Administrators opgaver for andre virksomheder
Administrator agerer på vegne af de virksomheder, de arbejder for, og skal derfor efterleve de regler, den enkelte virksomhed er omfattet af. Der skal derfor tages hensyn til, om kunden er ejer, en ejerforening eller andelsboligforening.
Administrator skal samtidig overveje, om man på vegne af kunden vil bruge et standardsystem godkendt af Erhvervsstyrelsen eller egne systemer. Hvis egne systemer anvendes, skal administrator dokumentere, at de lever op til kravene om digital bogføring.