Overgangen fra NemID til MitID er nu snart i sin slutfase. Fra 1. juli 2023 afvikles NemID gradvist og fortsætter kun i begrænset drift, og det er fortsat meldingen fra Digitaliseringsstyrelsen, at den endelige overgang for virksomheder skal være implementeret den 31. oktober 2023.
Det kan lyde både teknisk og besværligt at finde hoved og hale i den proces, der venter – for hvordan får man taget hul på overgangen, og hvilken fremgangsmåde er lettest, ligetil og mest ukompliceret?
I begyndelsen var flere af EjendomDanmarks medlemmer usikre på, hvordan de skulle gribe det an. I starten var det også uklart, hvorvidt der ville komme en løsning, som er tilpasset administrationshuse, der håndterer deres kunders CVR-numre. Igennem sparringsgruppe og dialog med Digitaliseringsstyrelsen er EjendomDanmark selv blevet klogere.
På nuværende tidspunkt findes der endnu ingen tilpasset koncernløsning, og de mere avancerede setup, som eksempelvis IdM API, er muligvis kun for de færreste. Men enkelte medlemsvirksomheder har testet systemet og fundet gangbare løsninger. Én af dem er Boligexperten.
Hos Boligexperten er de nemlig sprunget ud i overgangen fra NemID til MitID med stort gåpåmod. Katja Scharling Krebs, der er souschef for regnskab og It ansvarlig hos ejendomsadministrationen, fortæller, at vejen til løsningen i begyndelsen var kringlet, men sidenhen fandt hun en metode. Den har hun valgt at dele med EjendomDanmark.
Boligexpertens erfarede fremgangsmåde:
- ”Vi er startet med først at oprette MitID på Boligexpertens medarbejdere. Egentlig har Digitaliseringsstyrelsen anbefalet at starte med dem, hvor der var få medarbejdere på. For eksempel foreningerne hvor der måske var en eller to, der har haft et NemID før. Vi er omkring 60 medarbejdere, så vi er jo mange, som har været tilknyttet vores CVR-nummer.
Jeg har fundet ud af, at vi gerne vil kunne bruge det MitID, som vi har til Boligexpertens CVR-nummer til alle de andre foreninger. Så modsat det som Digitaliseringsstyrelsen gerne ville starte med de små foreninger, dem der kun var få medarbejdere på, så er jeg egentlig startet omvendt; jeg er startet med at oprette MitID til alle vores medarbejdere.
Hos os har vi udleveret en mobiltelefon til alle medarbejdere. Det vil sige, at alle kan bruge deres arbejdsmobiltelefon til at logge ind på Boligexpertens MitID CVR-nummer.
Det er vist ikke alle administrationer, der har det, så måske er vi lidt anderledes på det punkt?” - ”Næste step er at køre ’anmeldervejen’. Sådan kalder Digitaliseringsstyrelsen det over for foreningerne. Her starter jeg med at logge på med mit private MitID. Det gør jeg, fordi man ikke kan bruge sit erhvervs MitID til denne del. Derefter går jeg ind og trykker, at jeg er ’anmelder’ på den her forening, fordi jeg ikke er underskriftsberettiget hos os.”
- ”Så handler det derefter om at finde én, der kan være tegningsberettiget. Det kan enten være en formand ude i foreningen, eller det kan være en administrator, som os – men i denne sammenhæng skal det så være en, der er tegningsberettiget i Boligexperten. Vi har tre, der er tegningsberettiget, så jeg vælger bare én af dem.”
- ”Dertil uploader jeg foreningens vedtægter, det seneste referat og administrationsaftalen med Boligexperten samt vores vedtægter.
Efter det krydser jeg blot af i feltet med ’tro- og loveerklæring’ og tjekker, at alt er korrekt. Så afslutter jeg den del.” - ”Bagefter får den tegningsberettiget hos os en mail. Deri skal vedkommende gå ind og godkende det, som er blevet ’anmeldt’ af mig. I den forbindelse skal det private MitID også bruges til at logge på med. Når vedkommende har godkendt det hele, så ryger det hele videre ind til Digitaliseringsstyrelsen.
Derefter går der mellem syv og 10 dage før, vi modtager en tilbagemelding på mail fra Digitaliseringsstyrelsen. De meddeler nu, at det hele er klar til oprettelse, hvortil de har vedlagt et link til selve oprettelsen.
Så kan jeg logge på igen med mit private MitID – og det er så her, det smarte kommer ind i billedet; for når jeg så logger ind, kan jeg importere de brugere, der har været i det gamle NemID-system, hvis jeg ønsker det. Det trykker man faktisk bare ’ok’ til, og så hentes brugerne med over i systemet.
Dernæst trykker jeg, at vi ikke ønsker, at man bruger privat-MitID fremover. Vi ønsker derimod at bruge et erhvervs-MitID.”
- ”Når den del er færdiggjort, så kan jeg i indstillingerne på foreningen gå ind og taste, at jeg vil bruge et delt-identifikationsmiddel.
Dernæst kan jeg gå tilbage på min bruger og trykke, at jeg gerne vil bruge det MitID, som jeg har til Boligexpertens CVR-nummer. Det afslutter jeg med ’ok’.”
”Det vil sige, at jeg nu kan logge ind på Boligexpertens CVR-nummer, men jeg kan også logge ind på den forening, som jeg lige har oprettet. Det hele gør jeg med det samme MitID, som jeg har til at logge ind på alle foreninger,” forklarer Katja og fortsætter:
”Man skal være opmærksom på, at hvis der skulle komme en anden i firmaet, som gerne vil have samme mulighed som mig, så skal jeg lige ind og oprette personen. Det kan jeg dog gøre relativt hurtigt, hvis bare man har personens navn og CPR-nummer.
Dernæst kan man vælge, at vedkommende kan bruge det MitID, der findes til Boligexperten, og så er de oprettet og kan logge på med det samme MitID til foreningen.”
Katjas råd til dig og din virksomhed:
- Opret et MitID på jeres selskab. Dette er Katja Scharling Krebs’ første råd til alle.
- Kast jer ud i det. Katja fortæller, at de hos Boligexperten har holdt sig lidt tilbage, fordi hun synes, det virkede en smule uoverskuelig. Nu hvor hun er godt i gang med processen, ville hun ønske, at hun bare var sprunget ud i det noget før.
- Overvej hvordan det skal håndteres. Hos Boligexperten valgte de at køre det hele på ledelsesniveau, så de undgik, at alt for mange skulle benytte deres private MitID.
- Afsæt god tid. Man skal forberede sig på, at det tager tid. Katja oplevede fra start af, at det tager tid at oprette hver enkelt forening i systemet – cirka 15 minutter pr. forening.
- Beslut jer for, hvordan I ønsker at logge ind. Hos Boligexperten valgte de at bruge mobiltelefonen, men det er også muligt at gøre brug af en chip.
Support og guides hos Digitaliseringsstyrelsen
Foruden Katja Scharling Krebs’ bud på, hvordan situationen kan gribes an, så er der også massevis af hjælp, support og vejledning at finde hos Digitaliseringsstyrelsen selv på www.digst.dk.
Igennem de to nedenstående links findes endnu mere målrettet viden om overgangen fra NemID til MitID.